Spendenbrief für Vereine leicht gemacht – mit Muster

Spendenbrief verfassen - mit MUSTER

Viele Menschen unterstützen mit freiwilligen Spenden Hilfsorganisationen und gemeinnützige Vereine, nachdem sie mit einem Spendenbrief angefragt worden sind. Die Beiträge summieren sich wegen der Anzahl der Spender rasch und wirkungsvoll. Möchten Sie einen Spendenbrief verfassen?

Welche Arten von Spenden gibt es?

Der größte Teil an Zuwendungen wird in Geldform geleistet, durch Kontoüberweisung oder Übergabe eines Bargeldbetrags. Diese Zahlungen können nach einem Spendenbrief stattfinden. Es gibt moralische und praktische Gründe: Zahlenwerte sind eindeutig und klar nachweisbar.

Weitere Spendenformen sind:

Sachspenden
Falls dem Verein zweckdienliche Gebrauchsgegenstände gestiftet werden, handelt es sich um Sachspenden. Deren Wert muss in der Spendenbescheinigung angegeben werden. Für Neuwaren geschieht dies aufgrund des Kaufbelegs; für Second-Hand-Artikel gilt der aktuelle Verkehrswert nach Berücksichtigung von Neupreis, Alter und Abnutzung. Orientierungshilfe geben die amtlichen Tabellen für die Absetzung der Abnutzung (AfA):
https://www.bundesfinanzministerium.de/Web/DE/Themen/Steuern/Steuerverwaltungu-Steuerrecht/Betriebspruefung/AfA_Tabellen/afa_tabellen.html

Aufwandsspenden
Ausgaben eines Vereins, die von Drittpersonen und -firmen übernommen werden, sind Aufwandspenden. Rechtlich gesehen handelt es sich um eine Sonderform der Geldspende: Der Verzicht auf die Erstattung wird wie eine Spende behandelt. Es geht oft um Ausgaben wie Telefon- und Portokosten, Fahr- und Verpflegungsausgaben.

Für die Quittung von Aufwandsspenden müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein, u.a. dass es sich um die Erstattung von Ansprüchen handelt und dass der Vergütungsverzicht nicht im Voraus vereinbart wurde. Der ursprünglich bestehende Rechtsanspruch auf Vergütung muss nachweisbar sein.

Vergütungs- und Leistungsspenden
Mit Vergütungs- und Leistungsspenden werden keine finanziellen Ausgaben getätigt. Stattdessen wird eine Arbeitsleistung erbracht, für die eine vereinbarte Lohnentschädigung fällig würde. Falls die Leistungserbringer im Nachhinein zeitnah und schriftlich auf das Entgelt verzichten, darf der Verein einen Spendennachweis ausstellen.

Warum muss mein Verein eine Spendenquittung ausstellen?

Spenden sind freiwillige Zuwendungen engagierter Privatpersonen und Organisationen, z.B. nach einem Spendenbrief. Damit die Gönner die Beträge von der Steuer absetzen können, benötigen sie eine Spendenquittung. Die Ausstellung wird durch den Schatzmeister des Vereins vorgenommen, der die Verantwortung für die richtige Form und den korrekten Inhalt trägt.

Fehlerhafte Quittungen führen im Rahmen der Spendenhaftung zu Kosten für den Verein. Sie wurde eingeführt, um Steuerehrlichkeit zu belohnen und Missbrauchsmöglichkeiten zu verhindern. Die Rechtsgrundlage findet sich in § 10b Abs. 4 Satz 2-4 Einkommensteuergesetz (EStG). Die Spendenhaftung greift auch, falls gespendete Beträge zweckentfremdet und nicht vereinbarungsgemäß eingesetzt wurden.

Welcher Verein darf Spendenquittungen ausstellen?

Ausschließlich Vereine mit gemeinnützigen, mildtätigen und kirchlichen Zwecken sind zur Ausstellung von steuerwirksamen Zuwendungsbestätigungen ermächtigt. Anerkannte Zwecke sind z.B.:

  • Klima-, Natur- und Tierschutz
  • Kunst und Kultur
  • Wissenschaft und Forschung
  • Denkmalschutz
  • Sport

Eine umfassende Übersicht, welche Sachgebiete für die Förderung des Gemeinwohls zählen, findet sich in § 52 Absatz 2 der Abgabenordnung (AO).
https://ao.bundesfinanzministerium.de/ao/2021/Abgabenordnung/Zweiter-Teil/Dritter-Abschnitt/Paragraf-52/paragraf-52.html

Jeder Verein, der Spendenquittungen ausstellt, benötigt vom zuständigen Finanzamt einen Freistellungsbescheid, der nach spätestens fünf Jahren erneuert werden muss. Die rechtlichen Kriterien finden sich in der Anlage 1 zu § 48 Abs. 2 Einkommensteuer-Durchführungsverordnung (EStDV).

Gemeinnützigkeit – Worauf muss ich bei der Spendenquittung achten?

Um Zuwendungen an einen gemeinnützigen Verein steuerlich abzusetzen, benötigen Gönner eine Spendenquittung. Diese muss Anforderungen erfüllen, damit keine unnötigen Irritationen mit dem Finanzamt entstehen. Der vorgegebene Aufbau verlangt:

  • Name und Adresse des ausstellenden Vereins
  • Name und Adresse der spendenden Person
  • Betrag der Geldspende in Zahlen und Buchstaben
  • Datum, an dem die Spende getätigt wurde
  • Anerkennung der Gemeinnützigkeit
  • Bestätigung, dass Zuwendung zur Förderung des Vereinszwecks verwendet wird
  • Die Quittung muss datiert und unterschrieben werden.
    Unterschriftsberechtigt sind Personen, die den Verein gegen außen vertreten (Vorstand).

Die Zuwendungsbestätigung darf den Umfang einer A4-Seite nicht übersteigen. Werbung und Dankesworte sind auf der Vorderseite der Quittung nicht erwünscht. Persönliche Dankesworte können auf der Rückseite angebracht werden. Wie beim personalisierten Spendenbrief ist es besser, die Gabe in einem separaten Schreiben zu verdanken.

Wann darf der Verein eine Spendenbescheinigung ausstellen?

In Deutschland werden jedes Jahr einige Milliarden Euro gespendet, die an Hilfswerke und Stiftungen fließen. Ein Spendenbrief motiviert viele Menschen zu einem finanziellen Beitrag an einen Verein. Die anerkannt gemeinnützigen Vereine sind zur Ausstellung einer Spendenbescheinigung ermächtigt. Freiwillige Zuwendungen unterstützen die ideellen Ziele des Vereins, ohne das eine Gegenleistung erwartet wird (im Unterschied zum werbegetriebenen Sponsoring).

Eine vereinfachte Bescheinigung für Kleinspenden bis 300 Euro ist für den Steuernachweis ausreichend. Der Verein ist verpflichtet, alle Zuwendungen zu dokumentieren und die Nachweise zehn Jahre aufzubewahren (sieben Jahre für elektronisch zugestellte Quittungen).

Wie verbucht mein Verein Spenden?

Die Spenden werden einzeln schriftlich festgehalten. Es empfiehlt sich ein Spendenbuch, welches das Datum, die Art und Höhe der Spende sowie den Namen der spendenden Person enthält. Falls der Verein eine Buchhaltungssoftware benutzt, kann ein entsprechendes Sachkonto angelegt werden.

Der Vorstand des Vereins hat eine Rechenschaftspflicht gegenüber der Mitgliederversammlung. Diese darf Auskünfte über die laufenden Geschäfte, den Spendenbrief und die Verwendung der Spenden verlangen. Aus steuerlicher Sicht bestehen Vorgaben und Besonderheiten zur Gemeinnützigkeit. Dazu gehören eine getrennte Einnahmen-Überschuss-Rechnung und der Nachweis zweckgebundener und zeitnaher Mittelverwendung.

Vereine haben keine Verpflichtung, eine Buchhaltung nach handelsrechtlichen Vorgaben zu führen. Sie sind nicht buchführungspflichtig im kaufmännischen Sinn, sondern aufzeichnungspflichtig. Eine steuerliche Buchführungspflicht besteht, falls im Jahr über 500000 Euro Umsatz erzielt werden, und falls über 50000 Euro Gewinn anfallen.

Spendenquittungen an Firmen?

Unternehmen spenden viele Geld- und Sachmittel und benötigen eine Zuwendungsbestätigung. Es hängt von der Rechtsform einer Firma ab, wie Spenden korrekt verbucht werden. Einzelunternehmen und Personengesellschaften (OHG, KG, GbR) dürfen Spenden nicht wie Betriebsausgaben abziehen. Für die Kapitalgesellschaften GmbH und AG bestehen Höchstgrenzen der Abzugsfähigkeit.

Wegen des fehlenden betrieblichen Zusammenhangs, gelten Spenden von Einzelunternehmern und den Gesellschaftern von OHG, KG und GbR als „Privatvergnügen“. In der Buchhaltung werden Spenden wie „Entnahmen“ festgehalten. Sie werden den Gesellschaftern anteilmäßig nach dem Gewinnverteilungsschlüssel zugeordnet. Der steuerlich zulässige Spendenabzug wird auf die Ebene der Unternehmer und Gesellschafter verlagert.

Danksagung für die Spende

Der Eingang einer Spende, mit oder ohne Spendenbrief, sollte verdankt werden. Spendende Menschen stehen dem Verein nach einer Verdankung emotional näher. Ein „Dankeschön“ ist für sie eine Wertschätzung und bestärkt sie in einer guten Handlung. Dies erhöht die Chance, auch nach einem nächsten Spendenbrief einen Geldeingang zu erhalten.

Im Dankschreiben werden nochmals die Höhe der Spende sowie der Verwendungszweck erwähnt. Wo möglich – z.B. für größere Zuwendungen – sollten persönliche Worte eingeflochten werden. Versenden Sie einen Brief, keine E-Mail. Ein Brief wirkt seriöser und findet Beachtung, nicht wie eine Meldung in der überfüllten Mailbox. Zwei Vorstandsmitglieder unterzeichnen das Schreiben.

Beispiel für das Verfassen eines Dankesschreibens:

Liebe(r) [Spendername(n)],

im Namen unseres gemeinnützigen Vereins bedanken wir uns herzlich für Ihre Überweisung. Ihre großzügige Zuwendung über 500 Euro vom 30. September 2022 ist ein wichtiger Beitrag an unser Projekt „Geschützter Lebensraum für Wildtiere“.

Mit Ihrer Spende leisten Sie einen wichtigen Beitrag zur Vollendung des Schutzzaunes am Hallstätter Moos. Dadurch werden Rehe und Füchse von der gefahrenvollen Querung zur Hauptstraße abgehalten und umgeleitet.

Nochmals lieben Dank!

Freundliche Grüße
[Unterschriften]

Was gehört in einen Spendenbrief?

Mit einem Spendenbrief wendet sich der Verein an potenzielle Gönner. Darin werden die wichtigen Informationen zur Organisation und ihren Projekten vorgestellt und um Mithilfe in der Zielerreichung gebeten. Ein gelungener Spendenbrief spricht Kopf und Herz an und ist der Schlüssel für eine Zuwendung. Wenden Sie das bewährte AIDA-Prinzip an (nach der amerik. Abkürzung: Attention, Interest, Desire und Action). Damit erwecken Sie Aufmerksamkeit, Interesse, Verlangen und Handlung.

In der Flut von Briefen und Werbematerial zählt der erste optische und haptische Eindruck, damit der Spendenbrief gelesen wird. Am Briefumschlag sollte auf den ersten Blick ersichtlich sein, wer Absender ist und worum es in dem Spendenbrief geht. Zu empfehlen sind Umschläge mit aufgedrucktem Logo, Slogan der Organisation. Briefe, die mit einer richtigen Briefmarke frankiert sind – und im besten Fall eine handgeschriebene Adresse tragen – werden mit höherer Wahrscheinlichkeit geöffnet, als maschinell gestempelte Sendungen.

Der persönlich adressierte Spendenbrief muss so gestaltet sein, dass der dahinter stehende Verein sofort erkennbar ist. Viele Menschen achten darauf, ob umweltfreundliches Recyclingpapier verwendet wurde. Die Betreffzeile im Spendenbrief soll prägnant und interessant formuliert sein, um zum Weiterlesen zu ermuntern. Es ist wichtig, dass der Text klar verständlich geschrieben ist und auf eine A4-Seite passt. Der Spendenbrief endet mit der Bitte um Unterstützung.

Muster für einen Spendenbrief

Name des Vereins Datum
Straße + Hausnummer
Postleitzahl + Ort
Telefonnummer
Mobilnummer
eMail-Adresse

Frau
Silvia Muster
Panoramastraße 25
57036 Nirgendwo

Warme Mahlzeiten für benachteiligte Kinder!

Liebe Frau Muster,

ihr finanzielles Engagement im Vorjahr hat uns sehr gefreut. Wie Sie wissen, unterstützt unser gemeinnütziger Verein mit den Spendengeldern den Ausbau und Unterhalt des Kinderheims „Sonnenschein“. Im nächsten Projektschritt möchten wir die in die Jahre gekommene Gemeinschaftsküche renovieren. Wir benötigen die Hilfe von Menschen, die unsere Vereinsziele unterstützen.

Mit einer Spende helfen Sie, dass die kleinen Schützlinge auch künftig jeden Tag mit warmen Mahlzeiten versorgt werden können. Die vorangegangenen Erfolge in der Gestaltung des Robinson-Spielplatzes stimmen uns zuversichtlich, dass wir für das neue Vorhaben ausreichend Spenden erhalten werden. Wo engagierte Menschen Visionen teilen, bleibt der Erfolg nicht aus.

Dürfen wir auf Ihre Mithilfe zählen, liebe Frau Muster? Wir legen dem Spendenbrief einen vorbereiteten Überweisungsträger bei, um Ihnen die Spende zu erleichtern. Falls Sie Fragen haben oder weitere Informationen zur vorgesehenen Küchenmodernisierung benötigen, gibt Ihnen unsere Frau Henschel gerne Auskunft. Wir danken herzlich für Ihre Aufmerksamkeit und Unterstützung.

Freundliche Grüße

Verein „Sonnenschein“ Verein „Sonnenschein“
Jane Doe
Vorsitzende Schatzmeisterin

PS: Jede Spende zählt. Helfen Sie mit?

Hier geht’s zum Download des Muster-PDFs.

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