Arbeitsstunden können für Vereine eine sinnvolle Ergänzung zum Mitgliedsbeitrag sein. Vereine können durch sie Kosten sparen und Gemeinschaftsaufgaben bewältigen. Erledigen etwa die Mitglieder Pflege- und Wartungsaufgaben am Vereinseigentum in ihren Arbeitsstunden, muss kein Unternehmen damit beauftragt werden. Zusätzlich stärkt die gemeinsame Arbeit das Gemeinschaftsgefühl und den Zusammenhalt. Zumindest theoretisch, denn in der Praxis sorgen solche Pflichtstunden gerne mal für Stress und sogar Ärger im Verein.
Inhaltsverzeichnis
Was sind überhaupt Arbeitsstunden?
Arbeitsstunden werden häufig auch als Baustunden, Pflichtstunden oder Gemeinschaftsstunden bezeichnet. Vereine können – sofern ihre Satzung es zulässt – festlegen, dass die Vereinsmitglieder, ergänzend zum Mitgliedsbeitrag, solche Stunden im Rahmen der Vereinstätigkeiten ableisten müssen. Üblicherweise wird ein jährlicher Stundensatz festgelegt. Häufig einigen sich Vereine auch darauf, dass ein finanzieller Ausgleich geleistet werden muss, sollten die Stunden nicht erbracht werden.
Die Vorteile von Arbeitsstunden liegen auf der Hand: Die Aufgaben werden gerechter verteilt, die Mitglieder sind stärker eingebunden und der Verein kann durch die Mitarbeit Kosten sparen, da oft externe Dienstleister nicht benötigt werden. Ein Beispiel dafür könnte die Reinigung oder kleinere Instandhaltungen von Vereinseigentum sein. In einigen Fällen kann dadurch sogar der Mitgliedsbeitrag sinken.
In vielen Vereinen werden die Arbeitsstunden zu festgelegten Terminen erledigt. So gibt es im Laufe eines Jahres mehrere Möglichkeiten, bei Arbeitseinsätzen seinen Teil beizutragen. Wenn dies mit anderen Aktivitäten zusammen stattfindet, zum Beispiel einem gemeinsamen Grillen, kann so sogar das Gemeinschaftsgefühl gestärkt werden.
Rechtliche Grundlagen: Die Satzung
Damit Arbeitsstunden im Verein eingeführt werden können, muss die Satzung dies ausdrücklich regeln. Eine einfache Festlegung in der Beitragsordnung ist nicht ausreichend. Sollen Arbeitsstunden eingeführt werden, ist eine Satzungsänderung nötig. Diese muss in einer Mitgliederversammlung beschlossen und im Vereinsregister eingetragen werden.
In der Satzung sollten klare Regelungen getroffen werden, wie viele Stunden jährlich zu leisten sind, ob Ersatzzahlungen möglich sind und wer eventuell von der Pflicht befreit werden kann. Häufige Beispiele für die Befreiung sind Jugendliche oder Senioren.
Was ist rechtlich noch zu beachten?
Welche Arbeiten und Aufgaben die Mitglieder im Rahmen der Vereinsarbeit erfüllen, hängt selbstverständlich stark von der Ausrichtung des Vereins selbst ab. Hier haben Vereine relativ freie Gestaltungsmöglichkeiten. Absolvieren auch Jugendliche im Verein Arbeitsstunden, muss allerdings das Jugendschutzgesetz beachtet werden.
Besonders wichtig ist außerdem die Frage des Versicherungsschutzes. Da Arbeitsstunden nicht als Arbeitsverhältnis, sondern als Teil des Mitgliedsbeitrages gelten, greift im Falle eines Unfalls in der Regel weder die gesetzliche Unfallversicherung noch die Berufsgenossenschaft. Empfehlenswert ist daher eine Gruppenunfallversicherung, um die Mitglieder bei der Ausübung ihrer Pflichten abzusichern.
Arbeitsstunden organisieren: Chaos vermeiden
Sind Arbeitsstunden dann einmal in der Satzung verankert, soll es losgehen. Ohne die richtige Organisation entsteht aber leider schnell Chaos. Spätestens wenn es um die Abrechnung der ersten Ersatzzahlungen geht, fangen die Diskussionen oft an: Frau Schmidt behauptet, im letzten Monat drei Stunden im Vereinsheim geputzt zu haben. Bedauerlicherweise wurde das nicht richtig aufgeschrieben oder der Zettel ist irgendwie verloren gegangen und jetzt ist sie wütend, weil sie Ersatzzahlungen leisten soll. Herr Müller ist sich – wie immer – nicht sicher, wie viele Stunden er in diesem Jahr bereits geleistet hat.
Eine gute Organisation ist der Schlüssel, um Ärger bei der Umsetzung von Arbeitsstunden zu vermeiden. Wenn Mitglieder ohne klare Planung Aufgaben erledigen, führt das schnell zu Missverständnissen und Frust. Wer kontrolliert, wer seine Stunden geleistet hat? Wie werden die Aufgaben verteilt?
Viele Vereine arbeiten dafür mit handschriftlichen Listen und Absprachen, aber das kann auch zu Problemen führen. Aufzeichnungen gehen verloren, es kommt zu Missverständnissen und der Verwaltungsaufwand wird unnötig groß.
Zum Glück gibt es inzwischen digitale Lösungen, die die Organisation erheblich erleichtern.
Digitale Lösungen für die Verwaltung von Arbeitsstunden
Spezielle digitale Lösungen für die Vereinsverwaltung, wie zum Beispiel Vereinsstunden, sind mittlerweile das Mittel der Wahl für eine zeitgemäße Mitgliederverwaltung.
Statt unübersichtlicher Zettelwirtschaft ermöglichen es Softwarelösungen, alles übersichtlich und zentral zu verwalten. Alle Vereinsmitglieder sind im Rahmen der Mitgliederverwaltung im System erfasst und können ihre abgeleisteten Stunden einfach vom eigenen Smartphone oder Computer aus eintragen und genehmigen lassen. Abgeleistete und ausstehende Stunden sind jederzeit einsehbar, sodass jeder den Überblick behält. Die Abrechnung am Jahresende kann so automatisch erstellt werden – ohne endloses Nachrechnen und Blättern in den Unterlagen.
Auch Stress rund um die Aufgabenverteilung lässt sich durch geeignete Software vermeiden. Termine und Aufgaben sind für die Mitglieder digital einsehbar und können transparent eingeteilt und koordiniert werden.
Und die Kosten?
Wird ein Anbieter mit fairen Abrechnungskonditionen gewählt, erhöhen sich die Verwaltungskosten kaum bis gar nicht. Am Beispiel von Vereinsstunden sieht man, dass oft die gesamte Mitgliederverwaltung direkt integriert werden kann. Am Ende zahlt sich der Softwareeinsatz dann meist allein durch den verringerten Verwaltungsaufwand aus.
Fazit: Bei kluger Umsetzung steht unterm Strich ein Plus
Werden Arbeitsstunden im Verein sinnvoll eingesetzt und gewissenhaft verwaltet, können sie ein klares Plus für den Verein bedeuten. Mitglieder bekommen mehr Möglichkeiten, sich einzubringen und die Arbeit wird gerecht auf alle Köpfe verteilt. Gleichzeitig können Kosten und somit hohe Mitgliedsbeiträge vermieden werden.
Aber die Organisation muss stimmen – sonst leidet mitunter der Vereinsfrieden.
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