Viele Vereine veranstalten innerhalb eines Jahres Veranstaltungen, seien es Sportturniere, Konzerte oder auch Feste. Hierbei sind mehrere Formen der Datenverarbeitung relevant. So ist es bedeutsam, dass unterschieden wird zwischen verschiedenen Gruppen von Betroffenen und diese getrennt über die für sie bedeutsame Datenverarbeitung informiert werden. Zunächst ist auf die Gruppe der Akteure bei einer Veranstaltung einzugehen. Hierzu zählen Referenten, Musiker oder auch Sportler. Diese stehen im Fokus der Veranstaltung. Daher werden deren Namen, beispielsweise zu Werbezwecken, oft schon vor der Veranstaltung auf Plakaten oder Ähnlichem publiziert. Beabsichtigt der die Veranstaltung austragende Verein ein solches Vorgehen, muss dieser die Personen im Vorfeld darüber informieren und die Datenverarbeitung auf das Nötige einschränken. Diese Vereinbarung zwischen dem Verein und den Akteuren gilt daraufhin als Vertrag und ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung.
Darüber hinaus ist auf die Teilnehmer bzw. Zuschauer von Veranstaltungen einzugehen. Hierbei ist zu beachten, ob und in welchem Maße die Veranstaltung öffentlich ist und ob es eine Anmeldepflicht gibt. Klar ist, dass mit einer Anmeldung, auch ohne Schriftform, ein Vertrag zustande kommt. Allerdings dürfen die Daten, die durch die Anmeldung erhoben werden, lediglich im Rahmen der Veranstaltungsorganisation genutzt werden. Im Anschluss an die Veranstaltung ist der Veranstalter, hier der Verein, verpflichtet diese zu löschen. Rechtsgrundlage ist in diesem Fall die Vertragserfüllung.
Wird beabsichtigt die Kontaktdaten von Teilnehmern auch nach der Veranstaltung zu nutzen, müssen diese vor dieser Nutzung diesbezüglich in Kenntnis gesetzt werden. So müssen die Teilnehmer informiert werden, was auf welcher Rechtsgrundlage mit ihren Daten gemacht wird und wann diese einer Löschung unterzogen werden. Ein klassisches Beispiel ist in diesem Kontext der Wunsch der Nutzung der personenbezogenen Daten zum Versenden von Newslettern. Newsletter werden im Vereinskontext unter anderem dazu genutzt, um über Vorstandwahlen, Projekte oder Veranstaltungen zu informieren. Aber auch wenn anzunehmen ist, dass diese Informationen für den Teilnehmer nützlich sind, muss dieser der Nutzung seiner Daten zu diesem Zweck im Vorfeld zustimmen. Erst wenn dies der Fall ist, ist die Rechtsgrundlage zur weiteren Verarbeitung der personenbezogenen Daten geschaffen. Im Angesicht dieser Herausforderungen hinsichtlich des Datenschutzes, denken viele Vereine über die Benennung eines Datenschutzbeauftragten nach. Ob dies sinnvoll ist, wer Datenschutzbeauftragter werden kann und wie dessen Aufgabenfeld aussieht, erfährt Ihr im kommenden Fachartikel.
_____________________________________
Quelle: Stiftung Datenschutz (2023). Veranstaltungen. Online verfügbar: https://stiftungdatenschutz.org/ehrenamt/datenschutz-im-verein-kompakt/veranstaltungen [Stand: 14.09.2023].
