Die Nutzung einer „Cloud“ ist für Vereinsmitglieder eine große Erleichterung. So dienen „Clouds“ unter anderem zur Speicherung von Daten sowie zur Buchhaltung. Doch auch wenn die Nutzung von „Clouds“ als komfortabel erscheint, ist es wichtig ein besonderes Augenmerk auf den Datenschutz zu legen.
Zunächst ist es wichtig zu wissen, dass, auch bei kostenfreien „Clouds“, mit dem Zustimmen zu den Nutzungsbedingungen ein Nutzungsvertrag zwischen Dienstleister sowie Verein entsteht. Im Rahmen dieses Nutzungsvertrages handelt der Dienstleister in eurem Auftrag. Das heißt, dass der Verein zu jedem Zeitpunkt in der Verantwortung für die Beachtung der Datenschutzvorschriften steht. Diesbezüglich ist es unerheblich, ob die Daten vom Verein an den Dienstleister übermittelt werden (Bsp.: Ablegen von Mitgliederinformationen in einer Cloud) oder die Daten durch den Dienstleister erhoben werden (Bsp.: Anmeldeformulare zu Veranstaltungen). Es ist in diesem Zusammenhang bedeutsam, das Nutzerkonto im Namen des Vereins anzulegen.
Wenn personenbezogene Daten an Dritte weitergegeben werden, wird darüber hinaus immer ein Auftragsverarbeitungsvertrag nötig. Die Mehrzahl der Dienstleister haben vorgefertigte Auftragsverarbeitungsverträge. Selbige legen insbesondere fest, dass der Dienstleister ausschließlich auf Anweisung des Vereins handelt, die sichere Verwahrung der Daten gewährleistet ist und diese nicht zu anderen als den vorgesehenen Zwecken genutzt werden.
Nicht zuletzt ist zu beachten, dass viele Dienstleister ihre Server außerhalb des europäischen Wirtschaftsraumes (Bsp.: USA) betreiben. Ist dies der Fall, sind weitere Regeln zu beachten. Dies macht die Rechtslage zur Nutzung der Cloud deutlich komplizierter und ist unter Umständen sogar unzulässig. Daher ist es zu empfehlen, auch wenn die Dienstleister mit Servern in den USA oft bekannter sind, auf Dienstleister innerhalb des europäischen Wirtschaftsraumes zurückzugreifen. Diese bieten meistens ähnliche Funktionen wie jene aus den USA an.
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Quelle: Stiftung Datenschutz (2023). Daten in der „Cloud“. Online verfügbar: https://stiftungdatenschutz.org/ehrenamt/datenschutz-im-verein-kompakt/cloud-tools [Stand: 29.08.2023].
