Für die Umsetzung der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) ist der gesamte Vorstand verantwortlich. Dennoch ist es sinnvoll einen Datenschutzbeauftragten zu bestimmen. Datenschutzbeauftragte (DSB) beraten die Vorstände, beobachten das Einhalten der DSGVO und fungieren als Ansprechpartner für die zuständige Behörde.
Darüber hinaus ist es bedeutsam zu wissen, wann es einen Datenschutzbeauftragten braucht. Diesbezüglich ist grundsätzlich zwischen drei Fällen zu unterscheiden. 1. Mindestens zwanzig Vereins- bzw. Vorstandmitglieder verarbeiten dauerhaft personenbezogene Daten (pbD). 2. Besonders sensible pbD werden verarbeitet. 3. Der Verein überwacht systematisch Personen. Als besonders sensible pbD gelten nach Art. 9 DSGVO solche, aus denen Informationen zur Gesundheit, sexuellen Orientierung, ethnischen Herkunft, weltanschaulichen Überzeugung, politischen Einstellung oder Zugehörigkeit zu einer Gewerkschaft einer Person hervorgehen.
Des Weiteren ist es essenziell, dass der Datenschutzbeauftragte über die erforderlichen Voraussetzungen und die notwendige Sachkenntnis verfügt. Diese Person kann ein Mitglied des Vereins, ein Mitarbeiter des Vereins, aber auch ein externer Dienstleister sein. Zu beachten ist, dass diese Person aufgrund ihrer Kontrollfunktion weder Vorstandsmitglied sein noch eine Position bekleiden darf, die oft pbD verarbeitet, hierzu zählen unter anderem Verwaltungs- sowie IT-Verantwortliche.
Nicht zuletzt sollte die Benennung des Datenschutzbeauftragten an die entsprechende Behörde gemeldet werden. Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten sollten außerdem veröffentlicht werden, beispielsweise auf der Homepage des Vereins. Final ist festzustellen, dass sich auch in dem Fall eine Person dem Thema Datenschutz annehmen sollte, wenn kein Datenschutzbeauftragter benannt werden muss. Diese Person sollte in dem Fall allerdings anders bezeichnet werden, beispielsweise Datenschutzkoordinator.
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Quelle: Stiftung Datenschutz (2023). Datenschutzbeauftragte. Online verfügbar: https://stiftungdatenschutz.org/ehrenamt/datenschutz-im-verein-kompakt/datenschutzbeauftragte [Stand: 18.10.2023].
